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Normas para os Registros Contábeis
08/08/2017
A Entidade deve manter um sistema de escrituração uniforme dos seus atos e fatos administrativos que atendam às normas contábeis.
As ações praticadas pela administração, que provoquem alterações qualitativa e/ou quantitativa no patrimônio da entidade, devem ser registradas pelo regime de competência.
A base dos registros contábeis é a documentação (notas fiscais, recibos, cópias de cheques, relatórios, extratos, contratos, etc.).
Os documentos não devem apresentar nenhuma rasura e caso sofram algum dano que dificulte a identificação de seu conteúdo eles deverão ser reconstituÃdos ou substituÃdos, na impossibilidade de reconstituição.
A data de emissão do documento, geralmente, determina a data do registro contábil, por isso a importância que o fluxo de papéis dentro da empresa seja adequado.
Mas existem documentos, como as notas fiscais de entrada de mercadorias, que são contabilizados na data da entrada no estabelecimento, e não na data de emissão do documento.
Exemplo: pagamento de fatura de fornecedor de mercadorias, altera o patrimônio, pois reduziu uma obrigação (fornecedor) e, simultaneamente, um ativo (conta bancária).
A entidade pode adotar a escrituração contábil em forma eletrônica, pela qual, também, os livros contábeis serão armazenados nesta forma, mediante certificação digital.
A contabilidade não deve se ater somente a efetuar os registros, mas também de adequar os saldos do razão à efetiva situação patrimonial.
Exemplo mais comum de conciliação é a bancária. Periodicamente, pelo menos uma vez por mês, os saldos do razão devem ser confrontados com os saldos indicados nos extratos bancários. As divergências devem ser apontadas em apontamento próprio e ajustadas, conforme o caso.
Outro caso comum de conciliação são as contas de adiantamentos a empregados, cheques pré-datados em cobrança, clientes, fornecedores, tributos a recolher e contas a pagar.